Foire aux questions

Une question ? Un soucis ? N’hésitez pas à parcourir notre aide en ligne et les questions fréquemment posées. Et si jamais vous ne trouvez pas l’information dont vous avez besoin, contactez nous !

Kibati web

Mes clients

  1. Cliquez sur le bouton « Ajouter un client ».
  2. Remplissez le formulaire d’ajout avec les informations relatives au client.
  3. Au besoin, précisez le statut du client, particulier ou entreprise. Si celui-ci est propriétaire, le bouton Liste des locataires sera disponible après validation de la fiche client. Cliquez sur celui-ci pour consulter la liste des locataires ou en ajouter de nouveaux.
  1. Allez dans l’onglet Équipement.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un équipement.
  3. Remplissez le formulaire d’ajout.
  1. Accédez à la liste des clients.
  2. Ouvrez la fiche du client concerné en cliquant sur la ligne client.
  3. Dans la fiche client, cliquez sur l’onglet Historique Client.
  4. Le tableau affiché récapitule l’ensemble des interventions pour un client.
  5. Cliquez sur une intervention pour voir les détails.

Accueil

Création et description de l’intervention

  1. Cliquez sur le bouton Créer une intervention.
  2. Sélectionnez un client.
  3. Décrivez l’intervention, avec son type, sa description et sa date butoir.

Planification d’un rendez-vous

  1. Cliquez sur le bouton « Planifier un rendez-vous ».
  2. Sélectionnez le dépanneur concerné.
  3. Effectuez un cliquer-glisser sur le planning selon le jour et l’horaire choisi.
  1. Dans le tableau des interventions, cliquez sur la ligne de l’intervention à annuler pour la modifier.
  2. Dans la fiche de l’intervention, la liste des rendez-vous apparait à droite.
  3. Cliquez sur la croix d’annulation pour le rendez-vous concerné.
  4. Cloturez la fiche d’intervention avec le bouton Fermer.
  1. Cliquez sur l’intervention en cours à clôturer.
  2. Cliquez sur le bouton Clôturer l’intervention.
  3. Cliquez sur le bouton de modification afin de finaliser la clôture de l’intervention.
  4. Modifiez et/ou validez la date et l’heure de fin de l’intervention.
  5. Cliquez sur le bouton Valider.
  1. Quand le dépanneur a terminé son intervention, son statut passe en A facturer sur KIBATI Web.
  2. Cliquez sur l’intervention
  3. Cliquez sur le bouton Rapport d’intervention pour voir, éditer ou imprimer le rapport.
  4. Visualisez le rapport, avec son état actuel, et une ligne correspondant au temps de main d’œuvre du dépannage.
  5. Pour éditer le rapport, en ajoutant, modifiant ou supprimant des éléments, cliquez sur le bouton Editer. Pendant l’édition, cliquez sur le sur le bouton Loupe pour voir en détail un élément. Il faut noter que contrairement à la facture pro forma, il n’y as pas ici de notion de prix. Enfin, pour ajouter des éléments, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne.
  6. Cliquez sur Imprimer pour voir le rapport au format PDF et ensuite l’imprimer ou le télécharger.
  7. Cliquez sur Finaliser pour terminer la rapport, il ne sera plus modifiable.
  1. Quand le dépanneur a terminé son intervention, son statut passe en A facturer sur KIBATI Web.
  2. Cliquez sur l’intervention
  3. Cliquez sur le bouton Facture pour voir, éditer ou imprimer la facture pro forma.
  4. Visualisez la facture en ligne, avec son état actuel, et une ligne correspondant au temps de main d’œuvre du dépannage.
  5. Pour éditer la facture, en ajoutant, modifiant ou supprimant des éléments, cliquez sur le bouton Editer. Pendant l’édition, cliquez sur le bouton Loupe pour voir en détail un élément. Il faut noter que contrairement au rapport d’intervention, la facture comprend la notion de prix, avec la TVA. Enfin, pour ajouter des éléments, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne.
  6. Cliquez sur Imprimer pour voir la facture au format PDF et ensuite l’imprimer ou le télécharger.
  7. Cliquez sur Finaliser pour terminer la facture, elle ne sera plus modifiable. Le statut de la facture passe alors à A envoyer.
  8. Cliquez sur Valider l’envoi pour confirmer la transmission de la facture pro forma au client.  Le statut de la facture passe alors à En attente de paiement.
  9. Cliquez sur Valider l’encaissement, sélectionnez la méthode de paiement (par chèque, espèce, etc.) pour enregistrer son paiement.

Mon agenda

Pour créer un un rendez-vous depuis l’agenda

  1. Dans l’agenda, effectuez un cliquer-glisser avec la souris sur le jour et l’heure concernés pour créer un rendez vous d’intervention.
  2. Sélectionnez un dépanneur pour ce rendez-vous.
  3. Il est alors possible soit de créer une nouvelle intervention pour ce rendez-vous, soit de l’affecter à une intervention existante, suivant le bouton choisi

Pour associer le rendez-vous à une nouvelle intervention

  1. Sélectionnez un client.
  2. Dans la fiche de modification de l’intervention, décrivez son type, sa description et sa date butoir. Le rendez-vous créé précédemment y est automatiquement associé.

Pour associer le rendez-vous à une intervention existante

  1. Sélectionnez l’intervention existante à laquelle associer le rendez-vous.
  2. L’agenda global est automatiquement ré-ouvert, et le rendez-vous a été associé directement à l’intervention.
  1. Depuis l’agenda, glissez simplement le rendez-vous à décaler sur le nouveau créneau pour changer son jour et/ou son heure.
  2. Il est également possible d’allonger un rendez-vous en glissant sa limite basse.
  1. Depuis le tableau de gestion des interventions, identifiez celle à modifier.
  2. Passez dans l‘Agenda en Vue par dépanneur pour voir l’ensemble des dépanneurs, avec les interventions qui leurs sont associées.
  3. Glissez-déposez une intervention d’un dépanneur à l’autre en la changeant de ligne.
  4. L’intervention est automatiquement associée au dépanneur ciblé.
  1. Depuis l’agenda par exemple, ouvrez l’intervention concernée en cliquant dessus.
  2. Dans la fiche de l’intervention, cliquez sur le bouton d’édition, en forme de crayon, de l’adresse d’intervention.
  3. Mettez à jour l’adresse et validez les modifications en cliquant sur Enregistrer.

Kibati mobile

Mes clients

  1. Depuis la liste des clients, cliquez sur celui à modifier.
  2. Cliquez sur le bouton de modification, représenté par un crayon.
  3. Editez les champs concernés pour mettre à jour les informations du client.
  4. Cliquez sur le bouton de sauvegarde pour enregistrer vos modifications.
  1. Depuis la fiche client, dans l’onglet Équipement, cliquez sur celui pour lequel vous voulez ajouter des photos.
  2. Cliquez sur le bouton Visualiser l’équipement pour en voir le détail.
  3. Cliquez sur le bouton Photo, pour accéder aux photos de l’équipement.
  4. Importez une photo depuis la galerie de photos du mobile grâce au bouton « +« , ou prenez une nouvelle photo grâce au bouton « Appareil photo« .
  5. Une fois la photo prise ou importée, donnez un nom à l’équipement puis cliquez sur le bouton de validation.

Mon agenda

  1. Depuis l’agenda, cliquez sur le bouton de création d’intervention.
  2. Sélectionnez le client concerné parmi la liste. Vous pouvez rechercher un client grâce à son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son code postal ou sa ville.
  3. Cliquez sur le champs Type d’intervention et sélectionnez le bon type dans la liste déroulante.
  4. Renseignez au besoin les détails et la description de l’intervention.

Onglet - A faire

  1. Depuis le planning, cliquez sur le bouton de création d’interventions.
  2. Sélectionnez le client concerné parmi la liste. Vous pouvez rechercher un client grâce à son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son code postal ou sa ville.
  3. Cliquez sur le champs Type d’intervention et sélectionnez le bon type dans la liste déroulante.
  4. Renseignez au besoin les détails et la description de l’intervention.
  5. Une pop-up s’affiche pour vous demander si il est nécessaire de planifier un nouveau rendez-vous. Cliquez sur oui au besoin.
  6. Validez l’heure de début et de fin du rendez-vous.
  7. Une notification vous informe alors que l’intervention est bien créée, avec son rendez-vous, et vous serez redirigé sur l’écran d’accueil.
  1. Depuis la liste des interventions, cliquez sur celle dont un rendez-vous doit être annulé.
  2. Cliquez sur le bouton Annuler, puis sur Annuler le rendez vous.
  3. Dans la pop-up de confirmation d’annulation, cliquez sur oui pour valider l’annulation.
  4. Si vous avez choisi de n’annuler que le rendez-vous, l’intervention reprendra le status A planifier.
  1. Depuis la liste des interventions, cliquez sur celle à annuler.
  2. Cliquez sur le bouton Annuler, puis sur Annuler l’intervention.
  3. Dans la pop-up de confirmation d’annulation, cliquez sur oui pour valider l’annulation.
  1. Depuis la liste des interventions, cliquez sur celle qui doit être replanifiée.
  2. Cliquez sur le bouton Planifier le prochain rendez-vous.
  3. Validez le jour, l’heure de début et de fin du prochain rendez vous.
  4. L’intervention est alors directement replanifiée.

Onglet - En cours

Cliquez depuis le planning des interventions sur celle dont vous voulez créer le rapport d’intervention.

  1. Cliquez sur le bouton Créer le rapport d’intervention.
  2. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments au rapport d’intervention.
  3. Après avoir ajouter un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez en modifier la quantité.
  4. Cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.

Il est possible d’ajouter :

  • des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des prestations spécifiques forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.

Vous pouvez directement consulter le pdf du rapport d’intervention, et l’envoyer ou l’imprimer. Par contre, le bouton de signature n’est par encore actif, car l’intervention est toujours en cours.

Cliquez depuis le planning des interventions sur celle dont vous voulez créer la facture pro forma.

  1. Cliquez sur le bouton Créer la facture.
  2. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments à la facture pro forma.
  3. Après avoir ajouter un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez en modifier la quantité, le prix et la TVA.
  4. Cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.

Il est possible d’ajouter :

  • des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des prestations spécifiques forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • une remise, en saisissant son taux, et sa désignation.

Vous pouvez directement consulter le pdf de la facture, et l’envoyer ou l’imprimer. Par contre, le bouton de signature n’est par encore actif, car l’intervention est toujours en cours.

Onglet - Terminées

Cliquez depuis le planning des interventions sur celle dont vous voulez créer le rapport d’intervention.

  1. Cliquez sur le bouton Créer le rapport d’intervention. Si vous aviez déjà initialisé le rapport pendant l’intervention, il sera indiqué Éditer le rapport d’intervention.
  2. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments au rapport d’intervention.
  3. Après avoir ajouter un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez en modifier la quantité.
  4. Cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.

Il est possible d’ajouter :

  • des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des prestations spécifiques forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.

Vous pouvez directement consulter le pdf du rapport d’intervention, et l’envoyer ou l’imprimer. Enfin, un bouton vous permettra de faire signer directement le rapport d’intervention par le client.

Cliquez depuis le planning des interventions sur celle dont vous voulez créer la facture pro forma.

  1. Cliquez sur le bouton Créer la facture. Si vous aviez déjà initialisé la facture pendant l’intervention, il sera indiqué Éditer la facture.
  2. Le temps passé sur l’intervention est automatiquement ajouté.
  3. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments à la facture pro forma.
  4. Après avoir ajouter un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez en modifier la quantité, le prix et la TVA.
  5. Cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.

Il est possible d’ajouter :

  • des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • des prestations spécifiques forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • une remise, en saisissant son taux, et sa désignation.

Vous pouvez directement consulter le pdf de la facture, et l’envoyer ou l’imprimer. Enfin, un bouton vous permettra de faire signer directement la facture par le client.

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