Foire aux questions

Une question ? Besoin d’aide pour Kibati ? N’hésitez pas à parcourir notre aide en ligne et les questions fréquemment posées. Et si jamais vous ne trouvez pas l’information dont vous avez besoin, contactez-nous !

Aide pour kibati web

Mes clients

  1. Commencez par cliquer sur le bouton « Ajouter un client ». 
  2. Remplissez le formulaire d’ajout avec les informations relatives au client.
  3. Précisez le statut du client, particulier ou entreprise. Si celui-ci est propriétaire, le bouton Liste des locataires sera disponible après validation de la fiche client. Enfin, cliquez sur celui-ci pour consulter la liste des locataires ou en ajouter de nouveaux.

Aide pour KIBATI - Gestion clients

 
  1. Allez dans l’onglet Équipement.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un équipement.
  3. Remplissez le formulaire d’ajout.
  1. Accédez à la liste des clients.
  2. Ouvrez la fiche du client concerné en cliquant sur la ligne client.
  3. Dans la fiche client, cliquez sur l’onglet Historique Client.
  4. Le tableau affiché récapitule l’ensemble des interventions pour un client.
  5. Enfin, si vous voulez avoir les détails, cliquez sur une intervention en particulier.

Accueil

Création et description de l’intervention
  1. Commencez par cliquer sur le bouton Créer une intervention.
  2. Ensuite, sélectionnez un client.
  3. Enfin, décrivez l’intervention, avec son type et sa description.
Planification d’un rendez-vous
  1. Cliquez sur le bouton « Planifier un rendez-vous ».
  2. Sélectionnez le dépanneur concerné.
  3. Effectuez un cliquer-glisser sur le planning selon le jour et l’horaire que vous choisissez.
  1. Dans le tableau des interventions, cliquez sur la ligne de l’intervention à annuler pour la modifier.
  2. Ensuite, dans la fiche de l’intervention, la liste des rendez-vous doit apparaître à droite.
  3. Cliquez sur la croix d’annulation pour le rendez-vous concerné.
  4. Enfin, fermez la fiche d’intervention avec le bouton correspondant.
  1. Pour commencer cliquez sur l’intervention en cours à clôturer.
  2. Ensuite, cliquez sur le bouton Clôturer l’intervention.
  3. Cliquez sur le bouton de modification afin de finaliser la clôture de l’intervention.
  4. Modifiez et/ou validez la date et l’heure de fin de l’intervention.
  5. Enfin, cliquez sur le bouton Valider.
Visualiser le rapport d’intervention
  1. Quand le dépanneur a terminé son intervention, son statut passe en A facturer.
  2. Ensuite vous devez cliquer sur l’intervention en question.
  3. Après cela, cliquez sur le bouton Rapport d’intervention pour utiliser le rapport.
  4. Visualisez le rapport, avec son état actuel, et une ligne correspond au temps de main d’œuvre du dépannage.
Editer le rapport d’intervention
  1. Pour éditer le rapport, en ajoutant, modifiant ou supprimant des éléments, cliquez sur le bouton Editer. Pendant l’édition, cliquez sur le sur le bouton Ajouter une ligne pour insérer un nouvel élément. Le bouton Loupe permet de chercher un élément depuis le catalogue de pièces ou les forfaits paramétrés. Il faut noter que contrairement à la facture pro forma, le rapport d’intervention  ne comprend pas de notion de prix. Enfin, pour valider les modifications, cliquer sur Enregistrer.
  2. Par la suite, cliquez sur Imprimer pour voir le rapport au format PDF et ensuite l’imprimer ou le télécharger.
  3. Pour finir, cliquez sur Finaliser pour terminer la rapport, il ne sera plus modifiable.
Visualiser la facture pro forma
  1. Quand le dépanneur a terminé son intervention, son statut passe en A facturer.
  2. Ensuite, cliquez sur l’intervention.
  3. Cliquez sur le bouton Facture pour voir, éditer ou imprimer la facture pro forma.
  4. Visualisez la facture en ligne, avec son état actuel, et une ligne correspondant au temps de main d’œuvre du dépannage.
Éditer la facture pro forma
  1. Pour éditer la facture, en ajoutant, modifiant ou supprimant des éléments, cliquez sur le bouton Editer. Pendant l’édition, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne pour insérer un nouvel élément. Le bouton Loupe permet de chercher un élément depuis le catalogue de pièces ou les forfaits paramétrés. Il faut noter que contrairement au rapport d’intervention, la facture comprend la notion de prix, avec la TVA. Enfin, pour valider les modifications, cliquer sur Enregistrer.
  2. Cliquez sur Imprimer pour voir la facture au format PDF et ensuite l’imprimer ou la télécharger.
  3. Après cela, cliquez sur Finaliser pour terminer la facture, elle ne sera plus modifiable. Le statut de la facture passe alors à A envoyer.
  4. Cliquez sur Valider l’envoi pour confirmer la transmission de la facture pro forma au client.  Le statut de la facture passe alors à En attente de paiement.
  5. Enfin, cliquez sur Valider l’encaissement et sélectionnez la méthode de paiement.

Mon agenda

Pour créer un un rendez-vous depuis l’agenda
  1. Dans l’agenda, effectuez un cliquer-glisser avec la souris sur le jour et l’heure concernés pour créer un rendez-vous d’intervention.
  2. Ensuite, sélectionnez un dépanneur pour ce rendez-vous.
  3. Il est alors possible soit de créer une nouvelle intervention pour ce rendez-vous, soit de l’affecter à une intervention existante, suivant le bouton choisi.
Pour associer le rendez-vous à une nouvelle intervention
  1. Commencez par sélectionner un client.
  2. Dans la fiche de modification de l’intervention, décrivez son type et sa description. Le rendez-vous créé précédemment y est automatiquement associé.
Pour associer le rendez-vous à une intervention existante
  1. Sélectionnez l’intervention existante à laquelle associer le rendez-vous.
  2. L’agenda global est automatiquement ré-ouvert, et le rendez-vous a été associé directement à l’intervention.
  1. Depuis l’agenda, glissez simplement le rendez-vous à décaler sur le nouveau créneau pour changer son jour et/ou son heure.
  2. Il est également possible d’allonger un rendez-vous en glissant sa limite basse.
  1. Depuis le tableau de gestion des interventions, identifiez celle à modifier.
  2. Passez dans l‘Agenda en Vue par dépanneur pour voir l’ensemble des dépanneurs, avec les interventions qui leurs sont associées.
  3. Glissez-déposez un rendez-vous d’un dépanneur à l’autre en la changeant de ligne.
  4. L’intervention est automatiquement associée au dépanneur ciblé.
  1. Depuis l’agenda, ouvrez l’intervention concernée en cliquant dessus.
  2. Dans la fiche de l’intervention, cliquez sur le bouton d’édition, en forme de crayon, de l’adresse d’intervention.
  3. Mettez à jour l’adresse et validez les modifications en cliquant sur Enregistrer.

aide pour kibati mobile

Mes clients

  1. Depuis la liste des clients, cliquez sur celui à modifier.
  2. Par la suite, cliquez sur le bouton de modification, représenté par un crayon.
  3. Éditez les champs concernés pour mettre à jour les informations du client.
  4. Pour terminer, cliquez sur le bouton de sauvegarde pour enregistrer vos modifications.
  1. Depuis la fiche client, dans l’onglet Équipement, cliquez sur celui pour lequel vous voulez ajouter des photos.
  2. Après cela, cliquez sur le bouton Visualiser l’équipement pour en voir le détail.
  3. Cliquez sur le bouton Photo, pour accéder aux photos de l’équipement.
  4. Importez une photo depuis la galerie de photos du mobile grâce au bouton « + », ou prenez une nouvelle photo grâce au bouton « Appareil photo ».
  5. Une fois la photo prise ou importée, donnez un nom à l’équipement puis cliquez sur le bouton de validation.

Mon agenda

  1. Depuis l’agenda, cliquez sur le bouton de création d’intervention.
  2. Sélectionnez le client concerné parmi la liste. Vous pouvez rechercher un client grâce à son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son code postal ou sa ville.
  3. Cliquez sur le champs Type d’intervention et sélectionnez le bon type dans la liste déroulante.
  4. Renseignez au besoin les détails et la description de l’intervention.

Onglet - A faire

  1. Depuis le planning, cliquez sur le bouton de création d’intervention.
  2. Sélectionnez le client concerné parmi la liste. Vous pouvez rechercher un client grâce à son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son code postal ou sa ville.
  3. Ensuite, cliquez sur le champs Type d’intervention et sélectionnez le bon type dans la liste déroulante.
  4. Renseignez au besoin les détails et la description de l’intervention.
  5. Une pop-up s’affiche pour vous demander si il est nécessaire de planifier un nouveau rendez-vous. Cliquez sur oui au besoin.
  6. Validez l’heure de début et de fin du rendez-vous.
  7. Une notification vous informe alors que l’intervention est bien créée, avec son rendez-vous, et vous serez redirigé sur l’écran d’accueil.
  1. Dans la liste des interventions, cliquez sur celle dont un rendez-vous doit être annulé.
  2. Cliquez sur le bouton Annuler, puis sur Annuler le rendez vous.
  3. Sur la pop-up de confirmation d’annulation qu s’affiche, cliquez sur oui pour valider l’annulation.
  4. Si vous avez choisi de n’annuler que le rendez-vous, l’intervention reprendra le statut À planifier.
  1. Rendez-vous dans la liste des interventions puis cliquez sur celle à annuler.
  2. Appuyez sur le bouton Annuler, puis sur Annuler l’intervention.
  3. Enfin, dans la pop-up de confirmation d’annulation, cliquez sur oui pour valider l’annulation.
  1. Allez dans la liste des interventions, cliquez sur celle qui doit être replanifiée.
  2. Cliquez sur le bouton Planifier le prochain rendez-vous.
  3. Validez le jour, l’heure de début et de fin du prochain rendez vous.
  4. L’intervention est alors directement replanifiée.

Onglet - En cours

Cliquez depuis le planning des interventions sur celles dont vous voulez créer le rapport d’intervention.
  1. Appuyez sur le bouton Créer le rapport d’intervention.
  2. Ensuite sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments au rapport d’intervention.
  3. Après avoir ajouté un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez en modifier la quantité.
  4. Pour terminer, cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.
Il est possible d’ajouter :
  • Des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • Mais aussi des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • Des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • Enfin, des prestations de service, ces dernières étant paramétrées depuis la partie Web de Kibati.

Vous pouvez directement consulter le PDF du rapport d’intervention, et l’envoyer ou l’imprimer. Par contre, le bouton de signature n’est pas encore actif, car l’intervention est toujours en cours.

Cliquez depuis le planning des interventions sur celle dont vous voulez créer la facture pro forma.
  1. Appuyez sur le bouton Créer la facture.
  2. Cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments à la facture pro forma.
  3. Après avoir ajouté un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez en modifier la quantité, le prix et la TVA.
  4. Pour finir, cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.
Il est possible d’ajouter :
  • Des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • Mais aussi, des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • Également des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • Des prestations de service, ces dernières étant paramétrées depuis la partie Web de Kibati.
  • Enfin, une remise, en saisissant son taux, et sa désignation.

Vous pouvez directement consulter le PDF de la facture, et l’envoyer ou l’imprimer.

Onglet - Terminées

Cliquez depuis le planning des interventions sur celle dont vous voulez créer le rapport d’intervention.
  1. Appuyez sur le bouton Créer le rapport d’intervention. Si vous aviez initialisé le rapport durant l’intervention, il sera indiqué Éditer le rapport d’intervention.
  2. Ensuite, cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments au rapport d’intervention.
  3. Après avoir ajouté un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez modifier la quantité.
  4. Pour finir, cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.
Il est possible d’ajouter :
  • Des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • Mais aussi, des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • Des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web.
  • Également, des prestations de service, ces dernières étant paramétrées depuis la partie Web.

Vous pouvez directement consulter le PDF du rapport d’intervention, et l’envoyer ou l’imprimer. Un bouton vous permettra de faire signer directement le rapport d’intervention par le client.

Cliquez sur l’intervention dont vous voulez créer la facture pro forma.
  1. Ensuite, cliquez sur le bouton Créer la facture. Si vous aviez initialisé la facture durant l’intervention, il sera indiqué Éditer la facture.
  2. Le temps passé sur l’intervention est automatiquement ajouté.
  3. Par la suite, cliquez sur Ajouter une ligne pour ajouter des éléments à la facture pro forma.
  4. Après avoir ajouté un élément à l’aide du bouton « +« , vous pouvez en modifier la quantité, le prix et la TVA.
  5. Enfin, cliquez sur Valider pour finaliser votre saisie.
Vous pouvez ajouter :
  • Des pièces détachées depuis le catalogue, en les recherchant par référence, fabricant, désignation, etc.
  • Mais aussi, des forfaits de mains d’œuvre, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web de Kibati.
  • Des forfaits de déplacement, ces derniers étant paramétrés depuis la partie Web.
  • Également, des prestations de service, ces dernières étant paramétrées depuis la partie Web.
  • Enfin, une remise, en saisissant son taux, et sa désignation.

Vous pouvez directement consulter le PDF de la facture, l’envoyer ou l’imprimer.

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