Fonctionnalités de kibati

Kibati c’est une multitude de fonctions pour vous aider à organiser vos interventions. Planning, rapport d’interventions, gestion des contrats d’entretiens et bien d’autres fonctionnalités pour vous aider au quotidien. Un logiciel tout-en-un pour vous aider dans la gestion de vos interventions.

Une solution pour chaque corps de métier

Un planning simple d'utilisation et modulable

Sur Kibati, il existe de nombreuses manières de planifier vos interventions pour correspondre au mieux à votre fonctionnement. Une fois planifiées, les interventions sont entièrement modulables pour pouvoir adapter au mieux votre planning en fonction des interventions urgentes ou autre.

Les plus de cette fonctionnalité :

  • Planification web et mobile
  • Planification d’évènements (congé, formation, fournisseur…)
  • Planning modulable
  • Des interventions avec un maximum d’informations pour le technicien sur le terrain

Création de rapports d'intervention

Sur Kibati, il est possible de créer des rapports d’interventions depuis le mobile et le web. Ces rapports peuvent être automatiquement pré-remplis avec le temps de main d’œuvre et le forfait de déplacement. Il est ensuite possible d’y associer des pièces détachées, des prestations de services, un commentaire et même d’y ajouter des pièces jointes liées à l’intervention. Vous pouvez ensuite faire directement signer ce rapport à votre client sur votre téléphone ou tablette puis lui envoyer par mail.

Les avantages de cette fonctionnalité :

  • Plus d’utilisation de papier et donc plus de perte de document
  • Possibilité de rouvrir les rapports qui ont été signés
  • Possibilité de transférer les rapports en factures proforma
  • Un rapport pré-rempli pour un gain de temps

Synchronisation de Kibati vers votre logiciel de facturation

Le logiciel KIBATI peut se synchroniser avec des logiciels de facturation tels que EBP et SAGE. Cela va permettre de remonter les informations des rapports d’interventions et des factures proforma dans le logiciel de facturation pour obtenir la facture finale. Grâce à l’installation d’un connecteur entre les 2 logiciels, il va être également possible de synchroniser l’ensemble des clients ainsi que les pièces détachées.

Le principal avantage de cette fonctionnalité :

  • Plus besoin de ressaisir les données des rapports d’intervention dans le logiciel de facturation

La gestion des contrats d'entretien

Sur KIBATI, vous pouvez ajouter des contrats d’entretien à vos clients où vous allez pouvoir indiquer la prestation de services à effectuer et la fréquence de l’intervention. L’intervention sera donc ensuite automatiquement créée à chaque fois qu’il faudra y retourner.

Les avantages de cette fonctionnalité :

  • Gains de temps de planification car les interventions sont créées automatiquement
  • Plus d’oubli d’interventions lié à des contrats d’entretien
  • Visualisation des entretiens à venir avec un plan de charges pour optimiser vos tournées

L'identification des équipements de vos clients

L’objectif de Kibati est de renseigner le maximum d’informations sur vos clients pour optimiser au mieux leur suivi et de rendre le plus autonome possible les techniciens sur le terrain. Pour cela, il va être possible de créer une fiche équipement pour chacun des équipements présents chez le client avec le maximum d’informations (marque, type, énergie, numéro de série, date d’installation, etc). Vous pouvez également ajouter des pièces jointes liées telles que des photos, des plans éclatés, des notices, des modes d’emploi…
Pour les interventions à venir, il sera donc possible d’y associer les équipements présents chez lui.

Les avantages de cette fonctionnalité :

  • Les techniciens savent à l’avance sur quel équipement précis ils vont intervenir et peuvent anticiper au mieux leur intervention
  • Associer des équipements à des contrats d’entretien

L'envoi de SMS de rappel d'intervention

La fonctionnalité des SMS de rappel permet d’envoyer un message automatique de rappel de rendez-vous au client. Ce SMS est entièrement paramétrable de votre côté, vous avez la possibilité de choisir le contenu du SMS avec la date, l’heure et la durée du rendez-vous. Vous pouvez également choisir combien de temps avant le rendez-vous le message doit être envoyé. Cela va permettre au client de se rappeler du rendez-vous s’il a été planifié longtemps à l’avance par exemple et qu’il puisse vous recontacter en cas d’indisponibilité. Grâce à cette fonctionnalité, vous optimisez vos plannings et diminuez le nombre de rendez-vous manqués.

Les avantages de cette fonctionnalité :

  • Rappelez à vos clients que vous allez intervenir chez eux si le rendez-vous a été planifié longtemps à l’avance
  • Diminuer le nombre de rendez-vous manqués
  • Planifiez un nouveau rendez-vous si le client est finalement indisponible

Autres fonctionnalités

Sur KIBATI, vous avez la possibilité d’associer des propriétaires à leurs locataires. Cela permet d’intervenir à l’adresse du locataire, du chantier ou du site annexe, en ayant toujours comme adresse de facturation celle du propriétaire. Il est possible d’inverser l’adresse de facturation du client très facilement si les frais doivent être à la charge du locataire en cliquant sur un simple bouton. L’avantage est que vous connaissez exactement la liste des équipements présents et vous gardez un historique de toutes les interventions pour chaque adresse.

Chaque intervention que vous allez réaliser avec un client sera automatiquement enregistrée dans son historique. Dès que vous allez sélectionner un client dans votre base de donnée client ou pour créer une intervention par exemple, vous allez avoir accès à son historique. Dans son historique, vous allez pouvoir voir toutes les interventions qu’il y a eues avec ce client et tous les détails de l’intervention (Date, durée, facture…) . Cette fonctionnalité permet d’optimiser au mieux le suivi client.

Sur KIBATI, vous avez la possibilité de renseigner l’adresse du client ou une position GPS quand vous créez votre fiche client. Lorsque le technicien voudra se rendre sur son intervention il aura simplement à cliquer sur une petite icône sur l’intervention et l’itinéraire s’ouvrira directement dans son GPS par défaut.

Sur KIBATI, vous avez la possibilité de créer et d’associer un ou plusieurs profils à vos techniciens. Cela peut vous servir à identifier des équipes ou bien à mettre en évidence les compétences ou spécialités de chacun comme installateur ou SAV. Vous allez ainsi gagner du temps dans la planification des interventions, des tâches à réaliser, ou simplement pour alléger votre planning en le filtrant par profil. Il est aussi possible de gérer les droits des utilisateurs dans Kibati en leur laissant plus ou moins de liberté sur la solution.

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